Software-Corner Nikolaus Heusler Pit Klein PC go 1/94 12.07.93 11.11.93 Objekt: PC go! Ausgabe: 03/94 Rubrik: Software-Corner Redakteur: Pit Klein PK Autor: Nicki Heusler, XXX/XXXXXX Datum: 07.12.1993 Thema: Tips und Tricks zu PC-Software Bitte ersetzt in diesem Text alle Symbole // durch den Klammeraffen! Zu diesem Artikel gehört ein Bild, keine Listings ================================================================================ //u:Software-Corner //v:Auch diesen Monat geben wir Ihnen wieder eine kräftige Ladung hochkarätiger Tips und Tricks zu Programmen, mit denen man gern arbeitet. Hier sind unsere »Software-Quickies«! //zu:Ursprüngliche Tastenbelegung für MS-Word //t4:Ein Merkmal von Word ist die Möglichkeit, Druckformatvorlagen zu verwenden. Diese lassen sich leicht den eigenen Anforderungen anpassen. Das Problem dabei ist aber, daß die ursprüngliche und durchaus sinnvolle Tastenbelegung (wie für Fettschrift) nicht mehr funktioniert: Es erscheint die Fehlermeldung »Der Tastenschlüssel existiert nicht«. Die Lösung: Wird zusätzlich die Taste betätigt, kann auf die ursprüngliche Belegung zurückgegriffen werden. Also zum Beispiel und für Fettdruck. //zu:Summen-Funktion in der Kalkulation //t4:Hier ist ein Trick für Anwender aller bekannten Tabellenkalkulations-Programme, wie EXCEL oder LOTUS 1-2-3. Normalerweise wird die Summe einer Wertetabelle durch eine Summenfunktion wie zum Beispiel SUMME (Bereich) ermittelt. Fügt man im Innern der Tabelle Werte ein, werden sowohl Bereich wie auch die errechnete Summe automatisch angepaßt (aktualisiert). Fügt man nun aber am oberen oder unteren Rand des Bereichs Werte an, berücksichtigt das Programm dies nicht, die Bereichsgröße wird nicht verändert, weil die neuen Werte außerhalb des durch die Summenfunktion definierten Bereichs liegen. Hier hilft ein genialer einfacher Trick: Fügen Sie als erste und/oder letzte Zeile des Bereichs einen Trennstrich ("-----" oder "=====") ein und berücksichtigen diese Zeile(n) bei der Bereichsangabe. Diese Füllzeichen werden als Text behandelt und damit für die Summenbildung nicht berücksichtigt, verfälschen mithin nicht das Ergebnis. Text als Inhalt von Zeilen hat immer den Wert Null. Werden am Anfang oder Ende des Bereichs, also noch innerhalb der beiden Trennzeilen, neue Werte eingefügt, liegen diese innerhalb des Summenbereichs, der dadurch automatisch um eins vergrößert wird. Die Summe wird weiterhin wie gewünscht berechnet. Gleiches gilt sinngemäß auch für den linken und rechten Rand einer Tabelle, bei der eventuelle neue Spalten eingefügt werden sollen. Als Trennrand bieten sich "schlanke" Zeichen wie der Doppelpunkt oder ein Ausrufezeichen an. //zu:Querverweise und automatisches Numerieren in Word 5.0 //t4:Nicht zuletzt bei Autoren von wissenschaftlichen Texten oder Büchern erfreut sich MS-Word großer Beliebtheit. Seit der Version 5.0 lassen sich bequem Querverweise realisieren, die auch nach jeder Neuformatierung die genaue Seitenzahl der Passage, auf die verwiesen werden soll, angeben. Diese Funktion läßt sich auch für das Inhaltsverzeichnis verwenden. Auf relativ nichtssagende Vermerke wie "s.o." oder "s.u." (siehe oben/unten) braucht man sich wirklich nicht mehr zu beschränken. Eine weitere erfreuliche Neuerung ist die automatische Numerierung von Serien (zum Beispiel einer Reihe von Schaubildern oder Absätzen). Für einfache Querverweise muß zunächst dem Textteil, auf den verwiesen werden soll, ein Name gegeben werden. Man markiere den Textteil, gebe den Befehl (Format tExtmarke) ein und gebe den gewünschten Namen (Beispiel "VERWEIS1") ein. Als zweiter Schritt muß dann an der Stelle, wo der aus verwiesen werden soll, der Querverweis eingebaut werden. Er setzt sich zusammen aus dem bereits vorhandenen Systemtextbaustein "SEITE", einem Doppelpunkt und dem Textmarkennamen. Geben Sie an der Stelle, von der aus verwiesen werden soll, den Text "seite:marke" ein (Beispiel: "seite:VERWEIS1") und drücken dahinter (in diesem Fall rechts neben der "1") die F3-Taste. Hat der Computer die Textmarke erkannt, setzt er das gesamte Kommando in Klammern. Beim Ausdruck wird (Seite:marke) durch die entsprechende Seitenzahl ersetzt. Jedes Buch, jede Arbeit braucht eine Gliederung oder ein Inhaltsverzeichnis. Auch hierbei kann man sich dieser praktischen Funktion bedienen. Geben Sie zunächst das Inhaltsverzeichnis im Editor ein. Ein Beispiel: //li:0. Vorwort 1. Geschichte 1.1. Entwicklung bis 1933 1.2. Entwicklung ab 1934 2. Auswirkungen 3. Schlußfolgerungen //t4:Bewegen Sie den Cursor dann zur Überschrift des Vorworts in Ihrem Text, also auf die Seite, deren Nummer im Inhaltsverzeichnis hinter "Vorwort" erscheinen soll. Markieren Sie ein Wort mit F8 und benennen Sie es ( ) beispielsweise mit "VORWORT". Auf diese Weise markieren Sie auch die Textpassagen, bei denen "Geschichte", "Entwicklung bis 1933" und "ab 1934" sowie "Auswirkungen" und "Schlußfolgerungen" beginnen. Anschließend verschiebe man den Cursor auf das Inhaltsverzeichnis. Man gebe nach dem Wort "Vorwort" ein Tab ein und tippe anschließend "seite:VORWORT" und betätige (der Cursor muß direkt hinter dem "T" von "VORWORT" stehen). "seite:VORWORT" wird dann in Klammern gesetzt. So setze man auch die übrigen Verweise in die Gliederung ein. Im Ausdruck sieht das Inhaltsverzeichnis dann richtig professionell aus. Zum Beispiel so: //li:0. Vorwort Seite 1 1. Geschichte Seite 3 1.1. Entwicklung bis 1933 Seite 7 1.2. Entwicklung ab 1934 Seite 10 2. Auswirkungen Seite 14 3. Schlußfolgerungen Seite 17 //t4:Das Schöne dabei ist, daß Word diese Seitenzahlen automatisch anpaßt, wenn Sie Ihren Text umformatieren. Beim Inhaltsverzeichnis kann die automatische Numerierung wie gewohnt innerhalb der Gliederungsfunktion erzeugt werden. Es gibt aber auch unabhängig davon die Möglichkeit, eine Numerierungsautomatik zu verwenden. Sie empfiehlt sich besonders bei Verwendung von Schaubildern oder Tabellen. Statt der jeweiligen Nummer läßt sich jeweils ein einfacher Platzhalter einbauen, der von Word auf Befehl automatisch numeriert wird. Die Vorgehensweise ist nicht weiter kompliziert: 1. Bestimmen des Ortes, an dem die Nummer gedruckt werden soll 2. Festlegen des Platzhalters: An dem Ort, wo später die Nummer stehen soll, wird der Platzhaltername gefolgt von einem Doppelpunkt und der Taste eingetippt. Dadurch wird der Platzhalter in Klammern gesetzt und somit als Seriencode bestimmt. 3. An allen Orten, wo später eine Nummer stehen soll, die Schritte 1 und 2 wiederholen, wobei der Platzhalter immer den gleichen Namen erhält 4. Markieren des gesamten Textes () 5. Befehl (Bibliothek Numerieren) eingeben Das ist auch schon alles! Wenn beispielsweise das gewünschte Ergebnis so aussieht: //li:Schaubild 1 Schaubild 2 Schaubild 3 Tabelle 1 Tabelle 2 Tabelle 3 //t4:gebe man als Bildunterschriften für die drei Schaubilder immer den selben Text "Schaubild (schaubild:)" ein. Genauso ist mit den Tabellen zu verfahren: //li:Schaubild (Schaubild:) Schaubild (Schaubild:) Schaubild (Schaubild:) Tabelle (Tabelle:) Tabelle (Tabelle:) Tabelle (Tabelle:) //t4:Nachdem der gesamte Text markiert wurde, kann der Befehl ausgeführt werden. Leider läßt sich das Ergebnis erst im Druck begutachten, da es in der Layoutkontrolle nicht lesbar ist und im Layout-Modus (Statusanzeige LY) nicht umgesetzt wird. Dennoch kann diese Methode bei einem Text, der dynamisch oder von mehreren Personen weiterentwickelt wird lästige und fehlerträchtige Arbeit ersparen. Selbstverständlich kann auf Tabellen auch querverwiesen werden. Dann muß jedoch noch jeweils eine Textmarke gesetzt werden. Noch ein Tip: Auch wer keine Querverweise setzen will, kann von der Möglichkeit, Textpassagen zu benennen, profitieren. Denn mit dem Befehl "Suchen" kann gezielt zu Textmarken gesprungen werden. //zu:Geheinisvolle TMP-Dateien //t4:Haben Sie schon einmal Dateien mit Namen wie "MW280395.TMP" oder "MW545179.TMP" in Ihrem MS-Word-Verzeichnis gefunden? Alle .TMP-Dateien können unter DOS gelöscht werden (Befehl DEL *.TMP). Es handelt sich um temporäre Dateien, die während einer Arbeitssitzung mit Word oder auch anderen Microsoft-Programmen vom Programm erzeugt werden. Bei ordnungsgemäßem Verlassen löscht das Programm diese Dateien selbständig; dies unterbleibt aber, wenn Sie beispielsweise durch Abschalten des Computers einen unplanmäßigen Abbruch des Programms bewirken. Der Anwender sollte daher normalerweise keine .TMP-Dateien vorfinden. Warnung: Löschen Sie diese Files keinesfalls von Word aus! //zu:Faxen mit Star-Writer //t4:Haben Sie ein CAS-kompatible Faxkarte in Ihrem PC eingebaut und sich schon darüber geärgert, wie umständlich das Versenden von Telefax-Mitteilungen sein kann? Abhilfe schafft das Textprogramm Star-Writer. Hier ist eine sehr komfortable Fax-Funktion versteckt. Vor dem Aufruf des Star-Writers muß allerdings die Steuer-Software des Fax speicherresident installiert werden. Besitzer der Ferrari-Faxkarte geben beispielsweise im einschlägigen Verzeichnis den Befehl CAS ein. Vor dem Versenden von Faxen muß der Star-Writer entsprechend konfiguriert werden. Wählen Sie die Menüfolge "Extras - Einstellungen - Faxoptionen - Ändern". Legen Sie das gewünschte Ausgabeformat (DCX-, PCX oder FAX-Dateien) fest. Der Name wird um eine Zahl ergänzt, falls das FAX aus mehreren Seiten besteht (Beispiel "TEXT.PCX" für Seite 1, "TEXT1.PCX" für Seite 2, "TEXT2.PCX" für Seite 3 und so weiter). Der Dateityp DCX enthält mehrere PCX-Dateien. Den Schalter "Doppelzeilen" aktivieren Sie, falls die Lesbarkeit normal aufgelöster Dateien nach dem CAS-Standard verbessert werden soll. Durch Wahl von "Feine Auflösung" steigt die Qualität, jedoch auch die Übertragungsdauer. Änderungen unter "Hop Dpi" und "Ver Dpi" sollten nicht vorgenommen werden. Lassen Sie die Angabe 200 hier stehen. Um Probleme bei der Zusammenarbeit mit der FAX-Software zu vermeiden, ist es unter Umständen notwendig, die Pfadangaben in "Pfad Faxdateien" anzupassen. Um mit dem Star-Writer 7.0 ein Dokument (hier stehen alle Gestaltungsmöglichkeiten wie Formatierung und sogar Grafik-Einbindung ganz normal zur Verfügung) als Fax zu versenden, rufen Sie ganz normal die Druckfunktion auf (zum Beispiel mit ). Markieren Sie den Schalter "Fax/Dcx", bevor Sie drücken. Star-Writer erzeugt daraufhin zunächst eine spezielle Faxdatei, die auf dem Bildschirm in einer Art "Mini-Preview" (Bild) angezeigt wird. Anschließend wird das Fenter "Fax absenden" eingeblendet. Geben Sie hier die Rufnummer des Teilnehmers ein, der das Fernschreiben erhalten soll, und ggf. (nur zu Ihrer eigenen Information) den Empfängernamen. Wenn Sie möchten, können Sie auch noch einen der Schalter ein- oder ausschalten, bevor Sie mit den Wähl- und Sendevorgang starten. So ist es durch Anklicken von "Heute abend senden" bei CAS-kompatiblen Faxkarten möglich, eine entsprechende Zeit anzugeben, oder den Feinmodus zu aktivieren. Während der Star-Writer via Faxkarte den Wähl- und Sendevorgang einleitet, ist eine weitere Dialogbox zu sehen. Falls Sie zeitversetzt ("heute abend") senden möchten, kann diese Box durch Anklicken von "Weiter ohne Löschen" verlassen werden. Die besten Ergebnisse lassen sich übrigens mit dem speziellen Rasterizer-Druckertreiber (Kapitel 10.3 im Arbeits-Handbuch) installieren. Man hat neben mehr Schriften auch mathematische, griechische und typografische Sonderzeichen zur Verfügung. Außerdem entspricht die Bildschirmdarstellung exakt der Formatierung. (Nikolaus M. Heusler)

//bu:Bild. Dialogbox "Fax absenden" beim Star-Writer