Erschienen in PC go!, Ausgabe 01/1994 · Originaldatei: WORDTIPS.TXT

Hinweis: Dies ist das an die Redaktion eingereichte Manuskript, nicht der gedruckte Endtext. Layout, Bildunterschriften, Korrekturen und Kürzungen der Redaktion können in der veröffentlichten Fassung abweichen.

Es ist ebenso schwierig, allein mit der Gebrauchsanweisung ein großes Programm wie MS-WORD für DOS zu beherrschen, wie es unmöglich ist, ohne Fahrschule das Autofahren zu lernen. Auf die kleinen Tricks, die Erfahrung kommt es an. Einen kräftigen Schwung davon für WORD und andere Textprogramme haben wir in peto.

Ausrichten des Papierrandes unter Word

Wer mit Word arbeitet und seinen Text mit Kopf- oder Fußzeilen versieht, der stellt spätestens beim Druck fest, daß die Kopf- bzw. Fußzeilen nicht rechts- oder linksbündig bzw. zentriert zum sonstigen Text erscheinen. Statt dessen richtet sich die horizontale Ausrichtung nach dem linken Papierrand und bei rechtsbündiger oder zentrierter Kopf-/Fußzeile nach dem im Menü »Format Bereich Seitenrand Breite« eingestellten rechten Papierrand. Ein sehr umständlicher, aber oft beschrittener Weg, um trotzdem zu einem vernünftigen Seitenlayout zu kommen.

Einfacher und genauer ist folgendes Verfahren: Man gehe mit dem Cursor in den regulären Text; notieren Sie sich die im Menü »Format Bereich Seitenrand« unter »Links« und »Rechts« stehenden Werte; gehen Sie mit dem Cursor in die Kopf- bzw. Fußzeile, setzen Sie im Menü »Format Absatz« unter »linker Einzug« und »rechter Einzug« die notierten Werte ein.

Nützliche Maus- und Tastenfunktionen bei Word

Viele Maus- bzw. Tastenfunktionen sind oft gar nicht bekannt, obwohl sie die Arbeit mit Word sehr erleichtern:

— Wie der Cursor im Textbereich bewegt wird, ist klar. Um ihn jedoch auch in den Befehlsfeldern (zum Beispiel im Feld von ESC/ÜBERTRAGEN/SPEICHERN) hin und her zu bewegen, muß man die Tasten <f7>, <f8>, <f9> und <f10> betätigen. Mit <f7> und <f8> wird der Cursor wortweise bewegt, <f9> und <f10> springt zeichenweise.

— Jede Absatzformatierung, mit oder ohne Druckformatvorlage, kann man wieder rückgängig machen, indem man ALT N bzw. ALT X/N wählt. Es stellt sich dann wieder das unbehandelte Standardformat ein.

— Entsprechend werden beliebige Zeichenformatierungen mit ALT/Leertaste bzw. ALT X/Leertaste neutralisiert. Wie jede Zeichenformatierung via ALT-Taste muß dies bei einem einzelnen Zeichen doppelt ausgeführt werden.

— Sehr effektiv erleichtert die Maus das Umstellen von Textpassagen: Markieren Sie mit oder ohne Maus den Textbereich. Halten Sie die CTRL-Taste gedrückt. Markieren Sie mit der Maus die neue Stelle für die Textpartie (»Umstellungsziel«). Das Kopieren von Texten funktioniert wie das Umstellen, nur mit der Shift- statt der CTRL-Taste.

— Mit der Maus kann man durch Anklicken des rechten Bildschirmrandes bequem mehrere Bildschirmausschnitte öffnen oder schließen. Man erhält mit der linken Maustaste denselben Text und die selbe Druckformat-Vorlage-Datei im neuen Ausschnitt wie zuvor, und mit der rechten Taste einen leeren neuen Ausschnitt und, falls auf dem Datenträger vorhanden, die Druckformat-Vorlagen-Datei »Standard.DFV«.

Ursprüngliche Tastenbelegung für MS-Word

Ein Merkmal von Word ist die Möglichkeit, Druckformatvorlagen zu verwenden. Diese lassen sich leicht den eigenen Anforderungen anpassen. Das Problem dabei ist aber, daß die ursprüngliche und durchaus sinnvolle Tastenbelegung (wie ALT F für Fettschrift) nicht mehr funktioniert: Es erscheint die Fehlermeldung »Der Tastenschlüssel existiert nicht«. Die Lösung: Wird zusätzlich die Taste X betätigt, kann auf die ursprüngliche Belegung zurückgegriffen werden. Also zum Beispiel ALT X und F für Fettdruck.

Querverweise und automatisches Numerieren in Word 5.0

Nicht zuletzt bei Autoren von wissenschaftlichen Texten oder Büchern erfreut sich MS-Word großer Beliebtheit. Seit der Version 5.0 lassen sich bequem Querverweise realisieren, die auch nach jeder Neuformatierung die genaue Seitenzahl der Passage, auf die verwiesen werden soll, angeben. Diese Funktion läßt sich auch für das Inhaltsverzeichnis verwenden. Auf relativ nichtssagende Vermerke wie "s.o." oder "s.u." (siehe oben/unten) braucht man sich wirklich nicht mehr zu beschränken. Eine weitere erfreuliche Neuerung ist die automatische Numerierung von Serien (zum Beispiel einer Reihe von Schaubildern oder Absätzen).

Für einfache Querverweise muß zunächst dem Textteil, auf den verwiesen werden soll, ein Name gegeben werden. Man markiere den Textteil, gebe den Befehl ESC F E (Format tExtmarke) ein und gebe den gewünschten Namen (Beispiel "VERWEIS1") ein.

Als zweiter Schritt muß dann an der Stelle, wo der aus verwiesen werden soll, der Querverweis eingebaut werden. Er setzt sich zusammen aus dem bereits vorhandenen Systemtextbaustein "SEITE", einem Doppelpunkt und dem Textmarkennamen. Geben Sie an der Stelle, von der aus verwiesen werden soll, den Text "seite:marke" ein (Beispiel: "seite:VERWEIS1") und drücken dahinter (in diesem Fall rechts neben der "1") die F3-Taste. Hat der Computer die Textmarke erkannt, setzt er das gesamte Kommando in Klammern. Beim Ausdruck wird (Seite:marke) durch die entsprechende Seitenzahl ersetzt.

Jedes Buch, jede Arbeit braucht eine Gliederung oder ein Inhaltsverzeichnis. Auch hierbei kann man sich dieser praktischen Funktion bedienen. Geben Sie zunächst das Inhaltsverzeichnis im Editor ein. Ein Beispiel:

0. Vorwort
1. Geschichte
1.1. Entwicklung bis 1933
1.2. Entwicklung ab 1934
2. Auswirkungen
3. Schlußfolgerungen

Bewegen Sie den Cursor dann zur Überschrift des Vorworts in Ihrem Text, also auf die Seite, deren Nummer im Inhaltsverzeichnis hinter "Vorwort" erscheinen soll. Markieren Sie ein Wort mit F8 und benennen Sie es (ESC F E) beispielsweise mit "VORWORT". Auf diese Weise markieren Sie auch die Textpassagen, bei denen "Geschichte", "Entwicklung bis 1933" und "ab 1934" sowie "Auswirkungen" und "Schlußfolgerungen" beginnen.

Anschließend verschiebe man den Cursor auf das Inhaltsverzeichnis. Man gebe nach dem Wort "Vorwort" ein Tab ein und tippe anschließend "seite:VORWORT" und betätige F3 (der Cursor muß direkt hinter dem "T" von "VORWORT" stehen). "seite:VORWORT" wird dann in Klammern gesetzt. So setze man auch die übrigen Verweise in die Gliederung ein.

Im Ausdruck sieht das Inhaltsverzeichnis dann richtig professionell aus. Zum Beispiel so:

@li:0. Vorwort	Seite 1
1. Geschichte		Seite 3
1.1. Entwicklung bis 1933	Seite 7
1.2. Entwicklung ab 1934	Seite 10
2. Auswirkungen	Seite 14
3. Schlußfolgerungen	Seite 17

Das Schöne dabei ist, daß Word diese Seitenzahlen automatisch anpaßt, wenn Sie Ihren Text umformatieren.

Beim Inhaltsverzeichnis kann die automatische Numerierung wie gewohnt innerhalb der Gliederungsfunktion erzeugt werden. Es gibt aber auch unabhängig davon die Möglichkeit, eine Numerierungsautomatik zu verwenden. Sie empfiehlt sich besonders bei Verwendung von Schaubildern oder Tabellen. Statt der jeweiligen Nummer läßt sich jeweils ein einfacher Platzhalter einbauen, der von Word auf Befehl automatisch numeriert wird. Die Vorgehensweise ist nicht weiter kompliziert:

1. Bestimmen des Ortes, an dem die Nummer gedruckt werden soll

2. Festlegen des Platzhalters: An dem Ort, wo später die Nummer stehen soll, wird der Platzhaltername gefolgt von einem Doppelpunkt und der Taste F3 eingetippt. Dadurch wird der Platzhalter in Klammern gesetzt und somit als Seriencode bestimmt.

3. An allen Orten, wo später eine Nummer stehen soll, die Schritte 1 und 2 wiederholen, wobei der Platzhalter immer den gleichen Namen erhält

4. Markieren des gesamten Textes (SHIFT F10)

5. Befehl ESC N (Bibliothek Numerieren) eingeben

Das ist auch schon alles! Wenn beispielsweise das gewünschte Ergebnis so aussieht:

Schaubild 1
Schaubild 2
Schaubild 3
Tabelle 1
Tabelle 2
Tabelle 3

gebe man als Bildunterschriften für die drei Schaubilder immer den selben Text "Schaubild (schaubild:)F3" ein. Genauso ist mit den Tabellen zu verfahren:

Schaubild (Schaubild:)
Schaubild (Schaubild:)
Schaubild (Schaubild:)
Tabelle (Tabelle:)
Tabelle (Tabelle:)
Tabelle (Tabelle:)

Nachdem der gesamte Text markiert wurde, kann der Befehl ESC N ausgeführt werden. Leider läßt sich das Ergebnis erst im Druck begutachten, da es in der Layoutkontrolle nicht lesbar ist und im Layout-Modus (Statusanzeige LY) nicht umgesetzt wird. Dennoch kann diese Methode bei einem Text, der dynamisch oder von mehreren Personen weiterentwickelt wird lästige und fehlerträchtige Arbeit ersparen.

Selbstverständlich kann auf Tabellen auch querverwiesen werden. Dann muß jedoch noch jeweils eine Textmarke gesetzt werden.

Noch ein Tip: Auch wer keine Querverweise setzen will, kann von der Möglichkeit, Textpassagen zu benennen, profitieren. Denn mit dem Befehl "Suchen" kann gezielt zu Textmarken gesprungen werden.

Geheinisvolle TMP-Dateien

Haben Sie schon einmal Dateien mit Namen wie "MW280395.TMP" oder "MW545179.TMP" in Ihrem MS-Word-Verzeichnis gefunden? Alle .TMP-Dateien können unter DOS gelöscht werden (Befehl DEL *.TMP). Es handelt sich um temporäre Dateien, die während einer Arbeitssitzung mit Word oder auch anderen Microsoft-Programmen vom Programm erzeugt werden. Bei ordnungsgemäßem Verlassen löscht das Programm diese Dateien selbständig; dies unterbleibt aber, wenn Sie beispielsweise durch Abschalten des Computers einen unplanmäßigen Abbruch des Programms bewirken. Der Anwender sollte daher normalerweise keine .TMP-Dateien vorfinden. Warnung: Löschen Sie diese Files keinesfalls von Word aus!

ASCII-Texte in Wordperfect

Eine Ascii-Datei (wie beispielsweise die Systemdatei AUTOEXEC.BAT oder CONFIG.SYS oder ein Datenfile) soll in Wordperfect bearbeitet werden. Der normale Ladebefehl (Shift F10 Dateiname bzw. F5/Auswahl mit Cursor/1) führt in der Regel nicht zum Erfolg, vielmehr wird der Vorgang mit der Meldung »inkompatibles Datenformat« erfolglos abgebrochen. Manchmal gelingt es in Einzelfällen tatsächlich, das File zu laden, dann verschwinden aber die Umlaute und das scharfe ß.

Lösung: Verwenden Sie den Wordperfekt-Befehl Text Ein/Aus (Ctrl F5) mit der Option 1 (DOS-Datei) und der anschließenden Wahl von <2> oder <3> mit Dateiname. Dieser Weg ermöglicht das problemlose Laden von Ascii-Dokumenten.

Beim Bearbeiten von Programm- oder Batch-Files wie beispielsweise »AUTOEXEC.BAT« sollten Sie übrigens bei allen Textprogrammen (auch Word) darauf achten, daß beim Speichern keine Formatinformationen mit gespeichert werden. Legen Sie den Text nur als Text ab, sonst wird das Programm hinterher nicht mehr funktionieren.

Anzeigen fester Zeilenschaltungen in Wordperfekt

Aufgabenstellung: Absatzendemarkierungen (»feste Zeilenschaltungen FNZ«, so die Wordperfekt-Sprechweise) werden in Wordperfekt normalerweise nur dargestellt, wenn alle Sonderzeichen eingeschaltet sind. Sie sollen nun standardmäßig durch das aus Word bekannte stilisierte »q« (ALT 20) ersetzt werden.

Man geht dabei wie folgt vor: Im Startmenü kann die Einstellung wunschgemäß vorgenommen werden. Dazu geben Sie ein:

Taste für Startmenü (F1)

Bildschirm (3)

Zeichen für FNZ (6) / ALT 20

RETURN

RETURN

Alternativ kann statt ALT 20 auch jedes andere Zeichen gewählt werden, zum Beispiel ein Grafikzeichen wie ALT 169 (Ecke). Die sichtbare Darstellung der Absatzendezeichen hat den wesentlichen Vorteil, daß diese Markierungen nun leichter bearbeitet werden können (Suchen, Löschen, Einfügen und so weiter).

Word: Parlez vous »français?«

In der Textverarbeitung werden oft Anführungszeichen benötigt. Statt der deutschen Gänsefüßchen (") werden oft französische Anführungszeichen (»«) eingesetzt. Da es sehr umständlich ist, ständig die Tastenkombinationen ALT 174 und ALT 175 einzugeben, können diese Sonderzeichen mit einfacheren Tastenkombinationen erzeugt werden. Ab Word 4.0 geht das so:

»: CTRL S

«: CTRL A

(beide Tasten gleichzeitig drücken). Bei deutschen PCs leutet die Aufschrift der Control-Taste STRG. Das öffnende » erhält man also mit STRG S.

Word mit der Herkules-Karte

Wird mit Word und einer Herkules-Karte gearbeitet, kann es im Grafikmodus der Textverarbeitung zu Problemen kommen: Alle Zeichen ab den Code 128 werden falsch dargestellt. Dafür ist das MS-DOS-Programm GRAFTABL verantwortlich. Ist dieses aktiv, treten derartige Fehler auf. Um das Manko zu beseitigen, lösche man GRAFTABL aus der AUTOEXEC.BAT-Datei und boote den PC neu.

Pagemaker: Beliebig große Postscript-Schriften

Das DTP-Programm »Pagemaker 3.0« unterstützt Postscript-Drucker mit all ihren Schriften. Der Menüpunkt Schriftgrad stellt nur wenige Schriftgrößen zur Verfügung. Allerdings können Sie in dieses Eingabefeld beliebige Zahlen schreiben, das Programm akzeptiert alles. Damit stehen praktisch unendlich viele Schriftgrößen für Ihre Pagefox-Dokumente zur Verfügung. Auch »exotische« Schriftgrößen wie 13,3 Punkt sind möglich. Damit sich die Zeilen nicht überlappen, sollten Sie den automatischen Zeilenabstand aktivieren.

Word und das scharfe ß

Bei der Verwendung des Druckertreibers HPLJ_POR mit dem beim HP Laserjet II als Firmware mitgelieferten Zeichensatz Courier 10 CPI (voller US-ASCII-Zeichenvorrat, normale Schreibmaschinenschrift) erscheint das Zeichen für das scharfe ß seitlich geneigt, was ein sehr unschönes Schriftbild ergibt.

Lösung: Bleiben Sie im ganzen Text weiterhin beim Schrifttyp COURIER_IBM_S1 (Modern a), so daß der volle IBM-Zeichensatz zur Verfügung steht. Die ß (und nur diese) formatieren Sie aber mit dem Roman-8-Zeichensatz: Dazu betätigen Sie, wenn der Cursor auf einem ß steht, die Tasten ESC, dann F (Format), Z (Zeichen) und geben unter Schriftart ein: Courier_R8_S1 (Modern c). Nach Betätigung der RETURN-Taste wird der Schrifttyp für diesen Buchstaben neu festgelegt. Sie werden sehen: Das Aussehen der scharfen ß in diesem Zeichensatz paßt genau zum Text der Courier 10. Der Praktiker wird diesen Vorgang durch ein kleines Makro automatisieren.

Ventura Publisher 1.0 mit scharfem ß

Und nochmal das scharfe ß. Das DTP-Programm Ventura Publisher verfügt über eine Import-Funktion für Word-Texte. Das ist sehr praktisch, weil man auf diese Weise Dokumente mit der bekannten Textverarbeitung eingeben kann, ohne sich mit den beschränkten Editier-Möglichkeiten des Publishers zufriedengeben zu müssen. Die Layout- und Formatierungen erledigt man anschließend per Ventura Publisher.

Allerdings hat die Sache noch einen erheblichen Haken: Das scharfe ß wird vom Publisher nicht übernommen, stattdessen landet ein Leerzeichen im Dokument. Man müßte nun manuell den Text überarbeiten und die Lücken ausfüllen. Es geht aber auch besser: Im fertigen Word-Text ersetzt man alle ß durch die Zeichenfolge <217> (interner Code für das ß). Das Wort »muß« sähe danach beispielsweise so aus: »mu<217>«. Dieser Austausch kann ganz einfach mit der Funktion ESC/Wechseln vorgenommen werden. Es empfiehlt sich, den angepaßten Text unter einem anderen Namen zu speichern, falls man das Original-Dokument später noch einmal benötigt.

Funktionstasten bei MS-Word

Da die Bedienung von Microsoft-Word mit einer Maus überaus elegant und komfortabel ist, versäumen viele Anwender, die Wirkung der Funktionstasten im Zusammenspiel mit den Umschalttasten ALT, CTRL (bzw. STRG) und SHIFT zu beachten. Tatsächlich bieten diese jedoch bereits in der Grundeinstellung für gängige Abläufe sehr bequeme Alternativen. Die aus meiner Erfahrung wichtigsten Kurz-Kommandos sollen hier tabellarisch zusammengefaßt werden.

((hier kann der Redakteur nach Belieben die Tabelle zusammenstreichen - Gruß Nicki))

@li:F1	nächsten Ausschnitt
F2	Berechne markierten Bereich
F3	Textmarke übernehmen
F4	Bearbeitung wiederholen
F5	Überschreiben ein/aus
F6	Markierung setzen
F7	Wort zurück
F8	Wort vor
F9	Absatz vor
F10	Absatz zurück
SHIFT F1	Rückgängig
SHIFT F2	Gliederungsansicht ein/aus
SHIFT F3	Makro aufzeichnen ein/aus
SHIFT F4	Suche wiederholen
SHIFT F5	Gliederungaufbau
SHIFT F6	Spaltenmarkierung ein/aus
SHIFT F7	Satz zurück
SHIFT F8	Satz vor
SHIFT F9	Zeile markieren
SHIFT F10	alles markieren
CTRL F1	Ausschnitt zoomen
CTRL F2	Kopfzeile
CTRL F3	Makro schrittweise abrufen
CTRL F4	Groß/Kleinschrift wechseln
CTRL F5	Linienzeichnen ein/aus
CTRL F6	Thesaurus
CTRL F7	Übertragen Laden
CTRL F8	Druck Drucker
CTRL F9	Druck Layoutkontrolle
CTRL F10	Übertragen Speichern
ALT F1	Format Tabulator Setzen
ALT F2	Fußzeile
ALT F3	Markierten Bereich in Papierkorb
ALT F4	Layout
ALT F5	Gehezu Seite
ALT F6	Rechtschreibprüfung
ALT F7	Zeilenumbrüche
ALT F8	Format Zeichen
ALT F9	Text/Grafik
ALT F10	Druckformat aufzeichnen
ALT A	Normalschrift
ALT B	Blocksatz
ALT D	Doppelt unterstrichen
ALT E	Erste Zeile um einen Tabstop einrücken
ALT F	Fett
ALT G	Linken Einzig um einen Tabstop erweitern
ALT H	hochgestellt
ALT I	Kursiv
ALT K	Kapitälchen
ALT L	Linksbündig
ALT M	Linken Einzug um einen Tabstop reduzieren
ALT N	Standard
ALT O	Anfangsabstand
ALT Q	Linker und rechter Einzug
ALT R	Rechtsbündig
ALT S	Durchgestrichen
ALT T	tiefgestellt
ALT U	Unterstrichen
ALT V	verborgen
ALT Y	Negativer Erstzeileneinzug
ALT Z	Zentriert
ALT 2	Doppelter Abstand (zweizeilig)
ALT Leertaste	Normalschrift
ALT ?	Hilfe

Beachten Sie bitte, daß diese Tabelle nur einen Auszug der verfügbaren Tastenkombinationen wiedergibt. Die Belegung kann vom Benutzer umdefiniert werden, so daß nicht an jedem Word-Arbeitsplatz die selbe Belegung vorliegen muß.

Word numeriert seitenweise

Gerade bei wissenschaftlichen Arbeiten besteht oft die Notwendigkeit, Fußnoten auf jeder Seite neu mit der Nummer 1 zu beginnen. Diese Spielart wird dem Anwender von Word zunächst einmal verwehrt. Aus diesem Grund haben wir ein kleines Makro verfaßt, das die Fußnoten auf jeder Seite mit 1 beginnend neu numeriert. Das Makro dürfte bei der Abfassung von längeren Texten und vielen wissenschaftlichen Arbeiten für Anwender von erheblichem Nutzen sein.

Beachten Sie bitte, daß die Kopf/Fußzeilen für jede Seite wieder neu erstellt werden müssen, da diese sich ebenfalls auf einen Bereich beziehen. Seitenzahlen, die mit dem Befehl FORMAT BEREICH PAGINIERUNG erzeugt wurden, sind nicht vom Makro berührt.

Vor dem Ablauf des Makros führen Sie den Befehl DRUCK UMBRUCH SEITE durch. Das Makro führt den Umbruch nur dann korrekt durch, wenn im Menü ZUSÄTZE die DARSTELLUNGSFORM Druckbild gewählt wurde.

<ctrl sno>
<ctrl unt>dun<return>
«BESTIMMEN Zähler=0»
<ctrl snu><unt>gf
«ABFRAGE AnzahlFußnoten=? Bitte Gesamtzahl der Fußnoten eingeben, dann RETURN drücken»
<ctrl sno>
«BESTIMMEN AktuelleSeite=1»
«WIEDERHOLE AnzahlFußnoten»
<unt>gf
«BESTIMMEN AlteSeite=AktuelleSeite»
<unt>gb«BESTIMMEN Aktuelle Seite=Feld»<unt>
«AWENN AktuelleSeite>AlteSeite»«BESTIMMEN Zähler=1»
«SONST»«BESTIMMEN Zähler=Zähler+1»«EWENN»
<unt>ff«Zähler»<return>
<rechts>
«EWIEDERHOLE»
<ctrl sno>

Zur Eingabe und Aktivierung des Makros wird auf das Handbuch zu Word verwiesen (benutzen Sie zum Beispiel die Taste SHIFT F3).

Word 5.0 unter DR-DOS 3.41 installieren

Bei der Installation von Word 5.0 unter DR-DOS (3.41) ergab sich das Problem, daß die Benutzung der Cursortasten zu unerwarteten Effekten führte. Wenn man einen Text geschrieben hatte und dann zum Beispiel die Taste <links> drückte, wurde der letzte Buchstabe vervielfacht und sprang um einige Zeichen nach links. Wenn man unter ZUSÄTZE den Parameter GESCHWINDIGKEIT auf 1 setzte, sprang der Cursor nur noch um etwa vier Zeichen, die übrigen Störungen blieben jedoch erhalten. Auch wenn man vor dem Aufruf von Word mit Hilfe des Mode-Kommandos die Werte von DELAY und RATE verminderte, änderte sich nichts an diesen Phänomenen. Erst nachdem im Menüpunkt ZUSÄTZE der Parameter GESCHWINDIGKEIT auf Null gesetzt wurde (obwohl Word im Menü nur Werte von 1 bis 9 anbietet) war das Problem beseitigt.

Sollte es Ihnen bei ZUSÄTZE nicht gelingen, das Feld GESCHWINDIGKEIT zu erreichen, weil der Computer bei Betätigung der Cursor-Tasten nur sinnlose Zeichen in das erste ZUSÄTZE-Feld schreibt, benutzen Sie die Tabulator-Taste, um das GESCHWINDIGKEIT-Feld zu erreichen.

Word und die Zusatzparameter

Kaum ein Anwender weiß, daß Word 5.0 wie auch seine Vorgängerversionen mit Angabe von bestimmten Zusatzparametern gestartet werden kann, die interessante Möglichkeiten bieten. Hier eine Auswahl:

word/b erlaubt die Reservierung einer bestimmten Anzahl von Textpuffern im RAM zur Erhöhung des Arbeitstempos. Hierzu kann hinter /b eine Zahl bis maximal 1500 angegeben werden.

word/c erlaubt, WORD in der Betriebsart TEXT zu starten.

word/g erlaubt, WORD in der Betriebsart GRAFIK zu starten.

word/h sorgt für die Abschalung der Funktionstasten f11 und f12 sowie des separaten Cursorblocks bei entsprechenden Tastaturen.

word/l lädt automatisch den zuletzt bearbeiteten Text.

word/x schließt die Nutzung des »expanded Memory« aus.

word/y ermöglicht das aus Word 4.0 gewohnte Scrollen des Monitors um je eine halbe Bildschirmseite.

Word-Trennhilfe-Korrektur

Die in Word integrierte Trennhilfe arbeitet im Allgemeinen recht zuverlässig. Fehler treten, wenn überhaupt, meist nur bei dreistelligen Konsonantenfolgen auf. Ein leider außerdem immer wieder vorkommender Fehler ist die Falschtrennung des »ck«. Hierbei wird stets die Wandlung des »c« in ein »k« vergessen (»Bäk-ker«).

Insbesondere für längere Texte lohnt sich daher die Einrichtung eines Makros als Textbaustein, der somit wenigstens den wohl häufigsten Fehler bei der Trennhilfe-Anwendung behebt. Am schnellsten läßt sich so ein Makro über die Funktionstasten definieren:

SHIFT F3  (Makro-Aufzeichnung ein)
ESC W  (ruft WECHSELN auf)
Ersetze: c-k durch k-k
Mit Bestätigung: ja (nein)
Graphie: ja (nein)
Nur Wort: ja (nein)
RETURN  (verläßt die WECHSELN-Funktion)
(Die folgende Programm-Meldung kann ignoriert werden)
SHIFT F3  (Makro-Aufzeichnung aus)
Kopie in: ck  (Name des Makros)
RETURN
Der Aufruf des Makros erfolgt dann mit:
ESCEINFÜGEN ckRETURN

Dieses Makro ersetzt überall im Text die Zeichenfolge »c-k« durch »k-k« und kann nach Bearbeitung durch die Trennhilfe angewählt werden. Da es in der deutschen Rechtschreibung eine Wortendung auf »-c« nicht gibt, ist ein logischer Fehler beim Ersetzen ausgeschlossen. Trotzdem sollte natürlich jeder gewissenhafte Autor seinen Text nach Verwendung der Trennhilfe und des Makros seinen Text korrekturlesen.

Automatische Sicherheitskopien

MS Word besitzt eine Funktion, die als AUTOSAVE im ZUSÄTZE-Menü aktiviert werden kann. Entsprechend der eingestellten Zeitangabe werden dann automatisch in bestimmten Intervallen Sicherheitskopien des Textes erzeugt, die den Anwender vor den Folgen eines Systemabsturzes oder eines Stromausfalls schützen soll. Wir empfehlen, hier den Wert »alle drei Minuten« einzustellen; dieses Intervall hat sich in der Praxis als nicht hinderlich erwiesen. Im Falle eines Falles sind maximal drei Minuten Ihrer kostbaren Arbeit verloren.

Wird Word ordnungsgemäß über QUIT verlassen, werden alle Dateien, die durch die Auto-SAVE-Funktion erzeugt wurden, automatisch gelöscht. Erscheint beim Starten von Word die Meldung »Sicherheitskopie vorhanden! J für erneuten Zugriff oder unterbrechen Sie«, wurde Word unsachgemäß beispielsweise durch Abschalten verlassen. Es wurde eine Autosave-Datei gefunden, die noch nicht wiederhergestellt wurde.

Diese Sicherheitsdateien haben als Erweiterungen:

*.SVD für Sicherungskopien von Texten

*.SVS für Sicherungskopien von Druchformatvorlagen

*.SVG für Sicherungskopien von Textbausteinen

Diese Autosave-Files werden in dem Word-Programmverzeichnis (dort, wo sich auch WORD.EXE findet) angelegt und verwaltet.

Zurückbleiben, bitte! (Akzente und Sonderzeichen)

Manchmal ist es notwendig, über Buchstaben Akzente zu drucken oder mehrere Zeichen aufeinander (übereinander) zu drucken. Word unterstützt grundsätzlich den erweiterten IBM-Zeichensatz und damit die Eingabe von Sonderzeichen über Alt-Kombinationen (ALT-Taste gedrückt halten und über den separaten Ziffernblock die Codenummer eingeben, beispielsweise ALT 130 oder ALT 147). Manche Sonderzeichen lassen sich außerdem mit Hilfe der Apostroph-Taste wie bei einer mechanischen Schreibmaschine gewinnen: Erst <'> drücken, dann E. Das Ergebnis ist ein »é«.

Die separate Eingabe von Apostrophen oder etwa der Tilde »~« ist dagegen nicht vorgesehen. Es besteht aber die Möglichkeit, mit Hilfe des Backspace (Rückschritt) ALT 8 zwei Zeichen übereinander zu drucken. Voraussetzung dafür ist, daß der verwendete Drucker das Backspace unterstützt (ist bei den meisten Geräten der Fall). Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Man schreibe den betreffenden Buchstaben oder das erste Zeichen

2. Anschließend wird das Rückschritt-Zeichen angegeben: gleichzeitiges Drücken der ALT-Taste und der Ziffer 8 auf dem numerischen Tastaturblock (verwenden Sie bitte nicht die <8> über dem Buchstaben I).

3. Nun tippt man den gewünschten Akzent bzw. das zweiten Symbol ein.

Auf dem Bildschirm werden dabei beide Zeichen durch einen dunklen Punkt auf hellem Hintergrund getrennt nebeneinander dargestellt. Erst im Ausdruck werden die Zeichen übereinander gesetzt.

Bei dieser Prozedur sollte beachtet werden, daß bei gleichzeitiger Verwendung der Blocksatz-Funktion die Zeile, welche das Backspace-Symbol enthält, um zwei Zeichen zu kurz ausfällt. Word berechnet die Länge der Zeile nach den Zeichen, die auf dem Bildschirm ausgegeben werden. Das Zeichen für den Rückschritt kann dabei nicht in seiner Eigenschaft berücksichtigt werden.

Dasselbe Problem tritt auf, wenn in der gleichen Zeile der Rückschritt verwendet wird und das Zeichenformat gewechselt wird. In diesem Fall berücksichtigt Word ebenfalls nur die auf dem Bildschirm sichtbaren Zeichen und fügt bei der Verwendung des Rückschritts je ein Leerzeichen für den Rückschritt und den verwendeten Akzent ein. Deshalb ist zu berücksichtigen, daß sich bei der Verwendung des Backspace weder Blocksatz als Absatzformat noch Wechsel des Zeichenformats innerhalb der Zeile empfiehlt.

Will man auf diese Formatierungsmöglichkeiten auch in diesem Fall nicht verzichten, gibt es für versierte Anwender die Möglichkeit, das komplette Zeichen als festen Bestandteil des verwendeten Druckertreibers zu definieren. Dazu ist ein Eintrag in der sog. »Character Translation Table« des Treibers erforderlich. Eine Änderung des Druckertreibers ist mit dem Programm MAKEPRD.EXE möglich, das man kostenlos beim Technischen Support von Microsoft in 82008 Unterhaching anfordern kann.

Capture aus dem Arbeitsspeicher löschen

Capture ist ein zusätzliches Programm im Lieferumfang von Word 5.0, das dem Erzeugen von Bildschirmkopien dient, die dann als Grafik in Word eingebunden werden können. Capture wird nach seinem Start als »TSR-Programm« (terminate and stay resident) in den Arbeitsspeicher geladen, damit an einer beliebigen Stelle ein ausgewählter Bildschirm auf Wunsch gespeichert werden kann. Aus Speicherplatzgründen kann es erforderlich sein, nach Beendigung der Arbeit mit Capture dieses aus dem Arbeitsspeicher zu löschen. Verwenden Sie dafür folgenden Befehl:

CAPTURE /E

Hinter den Befehl CAPTURE, mit dem das Utility ja auch gestartet wurde, hängen Sie als Option /E an. Das Tool wird aus dem Arbeitsspeicher entfernt und steht dann nicht mehr für »Schnappschüsse« zur Verfügung.

Weitere Informationen zur Anwendung von CAPTURE enthält die Textdatei CAPTURE.TXT, die ebenfalls im Lieferumfang von Word enthalten ist.

Umleiten der temporären Dateien bei Word

Wird Word auf zwei 360-KByte Laufwerken eingesetzt, so ist die Programmdiskette allein durch die Programmdateien fast bis zum Rand gefüllt. Nun werden bei Word während der Arbeit Dateien zwischengespeichert. Solche temporären Dateien *.TMP werden normalerweise auf der Programmdiskette im Laufwerk A: (bei Festplatten im Programmverzeichnis) abgelegt. Beim Verlassen löscht Word diese nicht mehr benötigten Files. So ist es zu erklären, daß während der Arbeit mit Word in diesem Fall häufig der Fehler »Die Programmdiskette ist voll« auftritt. Manchmal hilft da nur ein kompletter Neustart des Systems mit dem erheblichen Nachteil, daß danach der Text nicht mehr verfügbar ist.

Um dies zu umgehen, lassen sich temporäre Dateien auf das Laufwerk B: (Datendiskette) umleiten, auf der genügend Platz ist bzw. frei gehalten werden sollte. Mit dem MS-DOS Befehl

SET TMP=B:\

werden die temporären Dateien auf B: zwischengespeichert. Wichtig: Nach dem Gleichheitszeichen darf kein Leerzeichen folgen. Durch TMP=B:\TEMP kann auf dem Laufwerk B: sogar ein eigenes Verzeichnis für diesen Zweck angelegt und verwendet werden. Auch Festplattenbesitzer können die zwischengespeicherten Dateien so umleiten.

Geben Sie den Befehl entweder vor dem Start von Word auf Betriebssystem-Ebene ein, oder binden Sie ihn noch besser in die AUTOEXEC.BAT-Datei ein oder in die Batch-Datei, mit der Word aufgerufen wird.

Kurz gemeldet

Wer nicht täglich mit Word umgeht, kann bei versehentlichem Drücken von Sondertasten und Funktionstasten-Kombinationen schon einmal unerwartete Meldungen in der untersten Statuszeile erhalten. Diese sind teilweise nur durch zwei Buchstaben nach folgender Tabelle abgekürzt:

Kürzel	Klartext	Bedeutung	Abhilfe
BA	Bildlaufarretier.	Fixiere Cursor am Bild	ABBR/BREAK
ER	Erweiterung	Normale Textmarkierung	F6
ES	Einzelschritt	Makro im Einzelschritt	CTRL F3
KM	Korrekturmarkier.	Text ab nun markiert	ESC F Ü O N
LZ	Linienzeichnen	Zeichenmodus	CTRL F5
MA	Makro aufzeichnen	Festhalten eines Makros	SHIFT F3
SM	Spaltenmarkierung	Tabellenspalten markie.	SHIFT F3
UA	Umschaltarretier.	Eingabe Großbuchstaben	CAPS LOCK
ÜB	Überschreiben	Neuer Text über altem	F5
ZA	Zahlarretierung	Numerische Eingabe	NUM LOCK
ZM	Zoom	Noch and. Text i.Bearb.	CTRL F1

Unter »Abhilfe« ist die Taste(nkombination) angegeben, die den Modus ggf. wieder aufhebt.

Linienzeichnen

Mit Word 4.0 oder höher ist es möglich, Linien mit den Cursortasten zu zeichnen. Will man beispielsweise waagerechte Linien vom linken bis zum rechten Seitenrand erzeugen, wird mit CTRL F5 (oder STRG F5) der Linienzeichner aktiviert und die Taste <rechts> so lange gedrückt, bis der rechte Zeilenrand erreicht ist. Der Computer fügt bei Richtungsänderungen automatisch entsprechende Knicke in die Linien ein. Auch Kreuzungen und Abzweigungen werden automatisch generiert. Das ist eine sehr komfortable Methode, Tabellen zu erzeugen.

Selbstverständlich läßt sich die Linie auch ganz oder teilweise löschen. Dazu verlassen Sie durch nochmaliges Drücken von CTRL F5 den LZ-Modus, markieren die Linie oder einen Teil davon und löschen mit der ENTFÜGEN-Taste. Beim Löschen von Linienteilen wird aber das rechte Ende der Linie nach links verschoben! Das läßt sich folgendermaßen vermeiden:

Nach dem ZUSÄTZE-Befehl (ESC Z) wird im Feld »Linienzeichen« ein Leerzeichen eingegeben. Das Leerzeichen ist nun das spezifierte Linienzeichen. Der Cursor wird auf den Anfang des zu löschenden Teils der Linie bewegt, der Linienzeichner aktiviert und die Cursortaste <rechts> so lange betätigt, wie es erforderlich ist.

Schwierigkeiten mit Makronamen

Wenn man mit Word mehrere Makros erstellt hat und dabei Steuercodes (Tastenkombinationen) zugewiesen hat, kann es passieren, daß sich manche Makros nicht starten lassen. Hierfür kann es zwei mögliche Ursachen geben:

1. Man hat ein von Word reserviertes Zeichen als Steuercode eingegeben. Die reservierten Zeichen sind A,S,B,D sowie Punkt und Komma. Die Tastenkombinationen CTRL A und CTRL S sind reserviert für die französischen Anführungszeichen. Die Zeichen B,E, Punkt und Komma sind für das Anspringen von Stopp-Codes in Formularen reserviert.

2. Man hat sowohl Tastenschlüssel mit einem Zeichen (zum Beispiel CTRL H) als auch Tastenschlüssel mit zwei Zeichen (wie CTRL H 1 oder CTRL H S) vergeben. Letztere können dann nicht gestartet werden, da nach Eingabe von CTRL H bereits augenblicklich das erste Makro gestartet wird und die Tasten <1> bzw. S nicht mehr registriert werden. Word zeigt diese Doppelvergabe dummerweise bei der Definition der Tastenschlüssel nicht an, da Tastenschlüssel sowohl aus einem als auch aus zwei Zeichen bestehen dürfen.

Win-Word: Einbindung von Softfonts

Wenn man über die Systemsteuerung nachträglich einen Druckertreiber installieren möchte, der Softfonts unterstützt, so bietet zwar beispielsweise Windows Write diese Softfonts an. Unter Word für Windows stehen sie dem Anwender jedoch zunächst nicht zur Verfügung.

Der Grund dafür ist, daß die Datei WINWORD.INI nachträglich nicht aktualisiert wird. Deshalb muß man diese Datei löschen und anschließend Winword neu starten. Nach dem Aufruf wird man dann aufgefordert, die benutzerspezifischen Einstellungen erneut auszuwählen. Jetzt sind die Softfonts auch als zusätzliche Schriften unter Word für Windows zugänglich.

DOS-Befehle als Word-Makro

Wußten Sie, daß es ohne weiteres möglich ist, auch DOS-Kommandos mit Hilfe von Word-Makros in der Textverarbeitung zu automatisieren? Dies ist besonders nützlich, wenn ein Anwender mit Word arbeitet, der sich nicht mit DOS auskennt. Hier einige Möglichkeiten:

Das Makro »dir« schreibt das Inhaltsverzeichnis einer Diskette im Laufwerk A: sortiert in eine Word-Datei und lädt diese in den aktuellen Ausschnitt, wo sie bearbeitet und gedruckt werden kann:

e<unt>üb<return>n<unt>bbdir<leertaste>a:<leertaste>|<leertaste>
sort<leertaste»dir.txt<return><unt>üldir<return>

Das Makro »suche« nützt den gegenüber der Word-Suchfunktion leistungsfähigeren FIND-Befehl von DOS. So ist es z.B. mit

datei=a:\*.*

möglich, sämtliche Dateien einer Diskette nach einem Begriff zu durchsuchen und das Ergebnis in einer Word-Datei zu protokollieren. Nicht vergessen, diese Datei von Zeit zu Zeit zu löschen, da die Ergebnisse jeder neuen Suche einfach an diese Datei angehängt werden, die damit rasch wächst! Der Befehl <leertaste> in Zeile 3 (nach bb für Bibliothek/Betriebssystem) ist unbedingt notwendig, da man sonst nur Fehlermeldungen erhält!

»suche«:
«ABFRAGE such=? Bitte den Suchbegriff eingeben /ENTER»
«ABFRAGE datei=? Bitte Dateinamen mit Pfad eingeben»
<unt>bb<leertaste>
for %a in («datei») do find /n "«such»" %a
»suche.txt<return>

Das Makro »tmp« löscht alle Temporärdateien:

»tmp«:
<unt>bbdel<leertaste>*.tmp<return>

Weitere Kandidaten wären etwa die verschiedenen Varianten des Formatbefehles. Man könnte die Namen dieser Makros zusammen mit geeigneten Kommentaren für Betriebssystemfremde in eine eigene Word-Datei schreiben und die Makros von dort aus mit dem Cursor und F3 starten.

Formulare

Seit Word 4.0 lassen sich hervorragend Formulare mit Stop-Codes erstellen. Wenn solche Formulare abgerufen und ausgefüllt werden, müßte man sie jeweils unter einem anderen Namen speichern, weil sonst die Formularmaske überschrieben wird. Folgendes Vorgehen empfiehlt sich:

Nach dem Erzeugen der Maske wird sie insgesamt als Baustein markiert und gespeichert. So kann sie einfach über die F3-Taste abgerufen werden. Die Gefahr, daß sie überschrieben wird, besteht nun nicht mehr.

Symbole für Winword

Bei der Installation der Symbol-Schriftarten während des Setup-Programms von MS-Word für Windows werden nicht alle erforderlichen Fonts der Symbol-Schriftart installiert. Um nicht nur die Schriftart Symbol unter SCHRIFTARTEN angeboten zu bekommen, sondern auch am Bildschirm sichtbar zu machen, muß man diese nachträglich installieren, wobei wie folgt verfahren wird:

Unter Windows rufe man die Systemsteuerung auf und wähle dort die Option Installation. Danach aktiviere man den Befehl Schriftart hinzufügen. Im Laufwerk A: muß sich die Diskette 1 der Winword-Originale befinden. Öffnen Sie das Verzeichnis Symbol. Hier markiere man die Schriftartnamen SYMBOL.FON und SYMBOLE.FON und wähle anschließend die Schaltfläche Hinzufügen an. Nachdem man so die Schriftarten hinzugefügt hat, löscht man die WINWORD.INI, die sich im Winword-Verzeichnis befindet (ggf. vorher Sicherheitskopie anfertigen!) und startet MS Windows neu.

Gliederung übernehmen von Word 5.0

Beim Konvertieren von MS Word 5.0-Gliederungen werden die automatischen Gliederungsebenen in MS Word für Windows nicht übernommen. Folgende Vorgehensweise ermöglicht, daß die Ebenen erhalten bleiben:

1. Mit dem Befehl FORMAT DRUCKFORMATE DEFINIEREN und durch Drücken der Tastenkombination STRG J werden die automatischen Druckformate von Winword angezeigt.

2. Anschließend muß man das automatische Druckformat, das man verändern will, mit den Cursortasten auswählen.

3. Im Feld OPTIONEN wähle man unter BASIERT AUF das Druckformat von MS Word 5.0 aus, aus dem man die Formatierung übernehmen möchte.

4. Die Definition wird anschließend mit DEFINIEREN abgeschlossen. Die Sicherheitsabfrage sollte dazu mit »Ja« beantwortet werden.

5. Jetzt muß man den Befehl BEARBEITEN ERSETZEN anwählen.

6. In das Feld SUCHEN NACH gebe man die Zeichenfolge ^f ein, gefolgt von dem Namen des alten Druckformates, also beispielsweise ^fHeading1.

7. Tragen Sie unter ERSETZEN DURCH ebenfalls ^f ein und dahinter den Namen des Druckformates von Winword, das man den Absätzen zuweisen will.

8. Nach Betätigung der ENTER-Taste wird allen Absätzen mit dem alten Druckformat aus Word 5.0 das Druckformat aus Winword zugewiesen.

Ist dieser Vorgang beendet, kann man alle alten Druckformat löschen. Die Gliederungsebenen stimmen nun mit dem Ausgangstext überein.

(Nikolaus Heusler)